تطوير قواعد البيانات
يجب اتخاذ قرارات أولية بشأن تصميم ومحتوى وهيكل قاعدة البيانات التي ستدعم الأرشيف الرقمي. ستعتمد هذه الجوانب، إلى حد ما، على الاستخدام الأساسي المراد وعلى الجمهور المستهدف، والإجراءات المزمعة لتشغيلها وصيانتها.
في بعض الحالات، خاصة عند وجود أي مشاريع قبل النزاع لإعادة تأهيل أو ترميم في المناطق العمرانية، قد يكون بالإمكان البناء على قواعد البيانات أو الأرشيف الموجود سابقاً. من الأمثلة على ذلك المشروع الجامعي “أرشيف حلب في المنفى” الذي أنتج خريطة رقمية مفصلة لمدينة حلب القديمة كما كانت موجودة قبل النزاع المسلح هناك.
اتخاذ قرار أولي رئيسي يتعلق باختيار نموذج قاعدة بيانات مناسب، مثل الهرمي أو الترابطي. ينبغي لقاعدة البيانات أن تسمح بالتخزين المنتظم لكافة المعلومات ذات الصلة في مجموعة متنوعة من صيغ الملفات التي تشمل النصوص والصور والفيديو والصوت. يتعيّن منذ البداية تحديد الفئات الرئيسية لتخزين البيانات ومعالجتها وتنقيتها واسترجاعها.
تبعاً للاستخدام المراد والجمهور المستهدف للأرشيف الرقمي، يمكن تطوير قاعدة البيانات إما كحل قائم بذاته أو عن طريق تكييف نموذج قاعدة بيانات مفتوحة المصدر، مثل لغات البرمجة SQL أوPHP، وهي مناسبة بشكل خاص للأرشفة على شبكة الإنترنت.
يمكن العثور على معلومات فنية حول حلول قواعد البيانات وروابط لأمثلة عملية ضمن مراجع وموارد إضافية.
جمع المعلومات
يعتبر جمع المعلومات أحد الأنشطة الرئيسية عند إنشاء أرشيف رقمي للتراث الثقافي العمراني. لا تتوفر المعلومات ذات الصلة، مثل الخطط والرسومات المعمارية والوثائق والصور الفوتوغرافية ومقاطع الفيديو، إلا في صيغة تناظرية فقط. تشمل المصادر المحتملة المؤسسات الأكاديمية والبحثية والمتاحف و الأرشيف العام والمالكين الأفراد والمستأجرين أو الباحثين.
نظراً لوجود مجموعة واسعة من المصادر ثمّة حاجة إلى شبكة من المتخصصين و الخبراء للبحث وجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات ذات الصلة. ومن المهم إقامة اتصالات، حتى وإن كانت الأعمال القتالية جارية، مع الخبراء الذين عملوا، أو لا يزالون يعملون، في أقسام الآثار والمؤسسات الأكاديمية ومراكز الأبحاث و أرشيف المدينة.
يمكن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي والاستعانة بمصادر خارجية لتشجيع الأفراد على تقديم البيانات والمعلومات. التعامل مع الجمهور المعني مهمة ينبغي أن يتولاها المدراء الخبراء في مجال وسائل التواصل الاجتماعي و التوعية العامة.
الرقمنة

An employee of the Saxon State Library - Dresden State and University Library (SLUB) digitizes a book with the help of a scanner Saxony, Dresden, germany, 11.07.2018. Monika Skolimowska/dpa- Zentralbild/dpa
© Monika Skolimowska/Picture alliance/dpa
يجب تصنيف وتسمية كافة المعلومات التي تم جمعها وفق هيكل قاعدة البيانات، كما يجب رقمنتها بصيغ البيانات المناسبة:
- كحل بسيط، يمكن نسخ المعلومات نسخاً ضوئياً وتخزينها كصور مع بيانات توضيحية إضافية حسب الحاجة.
- في نهج أكثر تطوراً، يمكن نقل الخرائط والخطط والمعلومات البصرية الأخرى لتسهيل دمجها في خرائط الأساس الرقمية أو أنظمة المعلومات الجغرافية، ويمكن تحويل المعلومات المكتوبة إلى نص من أجل تسهيل الدمج والسماح بتنفيذ وظائف بحث أكثر شمولاً.
يعتبر تناسق وسلامة وأمن البيانات من الجوانب الرئيسية الأخرى التي يجب أخذها في الاعتبار عند تطوير وإدارة الأرشيف الرقمي، خاصة أثناء النزاع المسلح. ومن منظور أطول أمداً، فإن التوافق مع الأشكال والتقنيات المستقبلية هو موضوع آخر هام.
الروابط للمعلومات الجغرافية
يمكن ربط المعلومات الموجودة في الأرشيف الرقمي بالمعلومات الجغرافية أو دمجها في أنظمة المعلومات الجغرافية (GIS) التي تسمح بمعالجة البيانات المكانية والمواقعية. الشرط الأساسي لمثل هذا الدمج هو المرجعية الجغرافية الثابتة لكافة المواضع المحتواة في قاعدة البيانات.
الحل البسيط هو ربط مواضع قاعدة البيانات بخرائط غوغل أو نظام رسم خرائط مماثل مفتوح المصدر.
كما يوجد خيار آخر أكثر تعقيداً يستلزم دمج قاعدة البيانات في نظام معلومات جغرافي متطور للغاية يسمح بتقديم المعلومات المكانية ومعالجتها و عرضها بصرياً في مستويات مواضيعية. في هذه الحالة، يمكن دمج المعلومات المنقولة من قاعدة البيانات في خرائط أساس نظام المعلومات الجغرافية.